時間管理に必要な【4つの振り返りタイミング】

1日が終わったら

やり残しはないか&明日の仕事を確認

その日予定していたタスクが無事完了しているかをチェックし、新たに入ったタスクに漏れがないかをきちんと把握しましょう。

1日の振り返りは記憶が新鮮なので、時間のかかった仕事はどれかなど、反省点や感想を入れておくのもおすすめ。

その上で、明日やるべきことに優先順位をつけておくと、翌朝スムーズに仕事を始められます。

1つの案件が終わったら

案件の成果と全体でどのくらいの時間がかかったか

短期、長期にかかわらずひとつの案件が終了したら、その仕事の内容を振り返りましょう。

たとえば期限ギリギリの納品になってしまったら、それまでの間に無駄な時間がなかったか。
取りかかるのが遅かったか。などと、分析します。

これをすることで、次にまた同じ仕事や似たような仕事が発生した時は、その経験を踏まえて仕事をスムーズに進めていきましょう。

1週間が終わったら

今週のスケジュールの反省と来週の見積もり

一週間は仕事において、ひとつの区切りとなりますし、ここで中途半端に仕事が残ると週末も気分的にスッキリしません。
金曜日はもちろん、月曜日の午前中という案件もこの時点で片付いているのが理想です。

その上で、来週の仕事の流れを把握して、もし変更すべきところや追加すべきことがあれば加えておきましょう。

1ヶ月が終わったら

1ヶ月の反省&長期案件の現段階の進捗を

1ヶ月は営業職なら売上の計算、報告、その他でも支払い関係の手配などの、いわゆる”月末業務”があり、仕事全体を振り返るのによいタイミングです。

毎月のことなので、しっかりとこれらもタスクに組み込み、1ヶ月の自分の仕事の成果とスケジュールを見比べた上で、新しい1ヶ月の見通しや続いている仕事の進捗を確認しましょう。

しっかり時間管理をすると、そのメモは、後(のち)のお宝になります!

ルーティン作業の時間をカット!

日報や出張報告書を書くときに、「そういえば今日何やったっけ?」と思うことはありませんか?

思い出しながら書くという作業は、意外に時間を使います。
どのくらい時間を使っているかを知り、メモを活用して効率化しましょう。

反省点を活かす

過去の仕事がきちんとメモに残っていて、それを振り返ると自分の苦手な作業や、ひとつのプロジェクトを進行する中で、どんなことを忘れがちかというのが見えてきます。

振り返ることで反省点がわかるので、同じ失敗を繰り返しにくくなります。

同じような仕事をする時!

仕事では、毎月繰り返す仕事、同じ仕事をまた受注するといったことも多いはず。

そんなときにメモがあると、「あの時はこれくらいかかったから、今回はこのくらいの時間をとっておこう」など無理のないスケジュールをたてることができます。

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